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Los documentos

 

INTRODUCCIÓN

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en públicos o privados.

El Documento Público, que es el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen.

En cuanto al Documento Privado; redactado por las partes interesadas, con testigo o sin ellos, pero sin intervención de registrador, notario u otro funcionario público que le de fe o autoridad.

En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de Administración y la forma externa de dichos actos.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

DOCUMENTOS

CONCEPTO

Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: «Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador«, «Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia«.

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lenguanatural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).

DEFINICIÓN

Documento es todo objeto que ofrece información. Es una noción compleja, difícil de delimitar. El origen etimológico de la palabra está en el término latino «docere», que significa «enseñar».

«Todo escrito que sirve de prueba o información» (Diccionario Robert)

«Todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba.» (Union Française d’Organismes de Documentation)

«Todo mensaje -icónico o simbólico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa» (Martínez Comenche)

«Información registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentación» Norma UNE 50-113-92/1; en tendiendo Documentación como «Recogida y tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión».

Y aunque tradicionalmente la noción de documento ha ido unida a la de escrito, actualmente el concepto de escritura se contempla desde una perspectiva más amplia y es denominado documento a la conjunción de cualquier tipo de material susceptible de vehicular información. De esta manera ya no sólo consideramos documentos a los textos, fotos, películas, etc, sino también a los nuevos soportes multimedia y a las nuevas formas de transmisión de información como los archivos informáticos o las páginas web.

El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer información, como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrán su origen en documentos.

Escritos que contienen información útil para el tribunal que conoce de un caso, los cuales deben ser incorporados al juicio mediante su lectura o exhibición con indicación de su origen. (art. 333 C.P.P.).

NATURALEZA JURÍDICA

Los Documentos tienen la materialización por escrito de hechos y acontecimientos de la vida y del tráfico jurídico económico, en virtud del cual se crea, se modifica o se extingue una determinada situación jurídica. Y en sentido más restringido, se entiende por documento el escrito en el que se constata y recoge un acto o negocio, por el cual se crea una situación jurídica nueva o se modifica o extingue una existente.

Partiendo de las civilizaciones griegas y romanas, los documentos y los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica. Las administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno. Así, el derecho, especialmente el romano, establece el valor probatorio del documento escrito. En ambas civilizaciones, se contempla el principio de autenticidad documental y su consiguiente valor legal, ambos garantizados por procedimientos administrativos. (Bautier, 1961).

Como señala Lodolini (1990), «los documentos eran creados y conservados por necesidades de gobierno y de administración; la gestión del poder y la gestión de los documentos estaban estrechamente ligados».

Se dice valor legal, autenticidad, pero ¿qué se quiere decir con esto? ¿Qué es autenticidad de un documento y cuál es su valor legal?.

  Auténtico significa documento autorizado o legalizado, reuniendo los requisitos legales para que haga fe pública, y original es el primer documento directamente otorgado por las  partes en virtud de su voluntad de crear un negocio jurídico o no jurídico, cumpliendo todos los requisitos legales previstos y cuya forma material queda inalterable para lo sucesivo. En las civilizaciones antiguas, la autenticidad de los documentos y su valor legal venía dado por el lugar de conservación, es decir, los documentos en los archivos públicos eran auténticos y los privados alcanzaban tal categoría cuando eran custodiados en aquellos. La finalidad que se persigue con la redacción de un documento, es la constancia por escrito de un determinado negocio jurídico. Esta muestra por escrito puede venir determinada y exigida por la Ley o puede ser resultado de la voluntad de los otorgantes del negocio.

Debido a esta conveniencia de dejar escritos los actos, la producción de documentos conllevó a que su redacción se ajustara a determinadas reglas y cánones, con objeto de que similares negocios jurídicos se plasmaran en iguales documentos y que cada categoría de estos documentos se construyera en idéntica forma. Cada período histórico, cada reinado o poder político, etapa político-social, etc., genera una determinada producción de documentos, objeto de estudio de la ciencia diplomática.

Los documentos evolucionaron hacia una simplificación diplomática y de procedimiento administrativo; aumentó el número de documentos corrientes; los servicios administrativos se especializaron por áreas de competencia lo que produjo un mayor volumen documental y se recuperan las técnicas en desuso como el registro y la aparición del expediente administrativo. En este período, la autenticidad del documento (desaparecida ya la noción de archivos públicos) estaba en función de ciertas formalidades diplomáticas tales como la redacción, la autoridad de procedencia y el sello, como representación física y notaria de la autoridad que lo expedía. ELEMENTOS QUE CONFIGURAN UN DOCUMENTO * Elementos materiales: El soporte del documento y el vehículo que lo transporta.

* Elementos gráficos: La forma en que la información se expresa en el soporte: pueden ser letras, números, puntos o pixels, etc.

* Elementos lingüísticos: El término lenguaje en un sentido amplio: lenguaje escrito, audiovisual, pero también idioma, software, etc…

* Elementos intelectuales: Es el contenido que el documento quiere transmitir.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Tipo Documental Simple

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.

Tipo Documental Compuesto

Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como «expediente». Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias.

¿Qué es una serie documental?

Es el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc.

¿Qué es una sección documental?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgánicas o dependencias de la Municipalidad Provincial de Tambopata. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorería.

Documentos Públicos

El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.

Registro Civil.

El Registro Civil es un organismo administrativo o servicio público, encargado de dejar constancia de los hechos o actos relativos al estado civil de las personas naturales, así como otros que las leyes le encomienden.

1. Registro De Nacimiento

El acta de nacimiento es un documento público probatorio que hace constar de manera fehaciente la identidad de la persona, la personalidad jurídica del individuo ante la sociedad, su nacionalidad y filiación. Además, es el primer acontecimiento dentro de nuestra vida que debe quedar asentado y registrado ante la institución pública del registro del estado familiar.

2. Registro De Matrimonio

El matrimonio es una institución social y permanente, por la cual se establece la unión jurídica de un solo hombre y una sola mujer, que con igualdad de derechos y obligaciones, originan el nacimiento y estabilidad de una familia, así como la realización de una comunidad de vida plena y responsable.

3. Registro De Defunción

El acta de defunción es el documento a través del cual se declara legalmente el fallecimiento de una persona.

4. Registro De Divorcio

Es la disolución del vínculo matrimonial y solo tiene lugar mediante la declaración de la autoridad judicial.

5. Fe de Vida.

Documento librado por el Registro Civil a fin de acreditar la existencia de una persona. También se puede acreditar por acta notarial de presencia.

Identidad Personal.

1) Cedula de Identidad

El carnét de identidad, oficialmente y según la legislación Documento Nacional de Identidad (DNI) o cédula de identidad, es un documento emitido por una autoridad administrativa competente para permitir la identificación personal de los ciudadanos.

2) Carnet

Es un documento q acredita una autorización, a una persona determinada en donde se encuentran los datos.

3) Pasaporte

Pasaporte es un documento con validez internacional, que identifica a su titular (en ciertos países también a sus descendientes directos e incluso a sus cónyuges) expedido por las autoridades de su respectivo país, que acredita un permiso o autorización legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales.

4) Licencia de Conducir

Una autorización para la conducción de vehículos («licencia de conducción» y «carnet» o «permiso de conducción» en España; «permiso» ó «licencia» en Latinoamérica) es un documento que acredita una autorización administrativa a su poseedor la conducción de vehículos por la vía pública.

Documento de Propiedad

Vivienda.

Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de una vivienda.

Terreno.

Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de un terreno.

Vehículos

Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de un Vehículo.

Documento de Acreditación.

Son aquellos que son otorgados para certificar la aprobación o reconocimientos de un logro académico entre otros.

Diploma

En su acepción clásica, se llama diploma a cualquier instrumento o documento expedido por alguna Autoridad pública. Entre los diferentes nombres con que se le conoce en la antigüedad, se hallan como más comunes los siguientes: cártula, carta o karta, instrumento, testamento, página o escritura. Se da el nombre de cartulario, libro, becerro o tumbo al códice que reúne las copias literales de los diplomas o privilegios concedidos a una iglesia o corporación y que se guarda en el archivo de la misma.

Título.

Un grado académico, titulación académica o título académico, es una distinción dada por alguna institución educativa, generalmente después de la terminación exitosa de algún programa de estudios. Sin embargo, esta denominación suele utilizarse para denominar más concretamente a las distinciones de rango universitario, que también se denominan titulación superior o titulación universitaria.

Documentos Privados

Los documentos privados son todos aquellos escritos en que se incluyan, sin intervención de un notario, declaraciones capaces de producir efectos jurídicos. Mientras no se compruebe la autenticidad de las firmas del documento, no valen como prueba judicial. Una vez comprobadas las firmas, tienen tanta validez como un documento público.

Constancia de Trabajo.

Son documentos que una persona, obtiene o adquiere de la empresa don trabaja o haya trabajado.

Certificaciones.

Es la acreditación obtenida por un logro alcanzado.

Constancia Médica.

Es la certificación emitida por un médico, corroborando el estado de salud de una persona.

Autorización.

La Tacha

Tacha:

Es un recurso legal que tiene por objeto invalidar los efectos de un instrumento, sea éste público o privado.

Tacha de Falsedad

Es un recurso legal que consiste en alegar un motivo legal para desestimar en un pleito los documentos públicos opuestos por la contraparte con el carácter de prueba, esto con el fin de impugnar total o parcialmente la eficacia probatoria de los mismos.

La tacha de instrumentos se puede interpretar en dos formas

Que son:

Tacha por la vía principal

Tacha por vía incidental Insistencia en la validez de la tacha del instrumento privado Juicio de impugnación

La tacha de instrumentos privados

El artículo 443 del CPC establece que los instrumentos privados pueden tacharse por los motivos especificados en el código civil (Art. 1381 C.C) estos motivos son:

*Cuando haya habido falsificación de firmas.

*Cuando la escritura misma se hubieren extendido maliciosamente y sin conocimiento de quien aparezca como otorgante, encima de una firma en blanco suya.

*Cuando en el cuerpo de la escritura se hubieren hecho alteraciones materiales capaces de variar el sentido de lo que firmó el otorgante.

Causales que no dan motivo a la tacha de instrumentos privados

•La simulación.

•El fraude.

•El dolo.

Oportunidad legal para la tacha de instrumentos privados

El Cotejo

El Artículo 448, considera instrumentos indubitados

Los siguientes:

•Los que las partes reconozcan como tales, de común acuerdo.

•Los firmados ante un Registrador u otro funcionario público.

•Los instrumentos privados reconocidos por la persona a quien se atribuye

CONCLUSIÓN

Los documentos conforman una tercera categoría dentro del género de la prueba documental, en que gozan de una presunción de legitimidad, autenticidad y veracidad, pero tal presunción puede ser desvirtuada mediante prueba en contrario, por lo que podemos diferenciarlos de los documentos públicos, que sólo pueden ser impugnado mediante la tacha de falsedad, y que pueden ser promovidos en el lapso de promoción y evacuarlos en la etapa de evacuación de prueba.

Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que lo regulan.